כיצד בוחרים מרכזייה לעסק והאם צריך זאת?

כל עסק שמכבד את
עצמו, צריך להחזיק ברשותו מרכזיה שתאפשר לנו להתנהל בצורה אפקטיבית, מהירה
ומסודרת. כעת השאלה כיצד בוחרים מרכזייה כזו.

למה אנחנו צריכים
מרכזיה

על פניו בעידן של
אינטרנט, מיילים, הודעות וואטסאפ וכדומה, מרכזיות נשמעות כמו דבר מאוד ישן, אך
האמת היא שגם היום, כל עסק חייב להחזיק מרכזייה איכותית שתאפשר לו לקבל שיחות,
לנהל את הוצאתן וחלוקתן, להקליט שיחות ולבצע עוד שורה ארוכה של פעולות שיכולות
לייצר סדר בהתנהלות הארגון מול פניות בחוץ וכן במסגרת שיחות פנים, בתוך הארגון.

כל עסק, כל ארגון,
חייב לבדוק איזו מרכזייה הוא צריך, בין אם בו בחירת
מרכזיית IP או מרכזיות אחרות, על פי הצרכים שלו, בהתאם
לפרמטרים שונים שיכולים להשפיע על כך. כל ארגון חייב לשאול את עצמו, מה הם הדברים
החשובים ביותר עבורו, המאפיינים על פיהם ייקבע באיזו מרכזייה הוא ישתמש. סביר
להניח שאם יהיה שינוי דרסטי בגודל ובמבנה הארגון, אז זה יבוא לידי ביטוי גם בהקשר
זה.

מה הם הפרמטרים
שישפיעו על בחירת מרכזייה לעסק

גודל העסק – בראש ובראשונה,
כמות האנשים והחלוקה שלהם במבנה, תשפיע על סוג המרכזייה, על אופי העבודה שלה
והפונקציות שהיא אמורה להכיל.

סוג השירות
שהמרכזייה אמורה לספק – אופי העבודה של העסק, יקבע את סוג השירות שאנחנו נחפש אצל
המרכזייה אותה נרצה לקנות. בין אם זה מספר קווים, בין אם זה כמות השלוחות, האם יש
צורך בקווים מיוחדים, דיגיטליים, האם יש צורך בקווים בינלאומיים, הקלטת שיחות
ועוד. כל אלה הם חלק בלתי נפרד מניהול
העסק.

כיצד לנתב את
האפשרויות של המרכזייה – אנחנו צריכים לייצר תרשים זרימה או לוח עבודה, כיצד אנחנו
רואים את תהליך העבודה בתוך העסק, בשביל להבין מה בדיוק אנחנו מחפשים אצל
המרכזייה, איך אנחנו מחפשים שתהליך העבודה בה יתבצע. כך אנחנו נדע בדיוק מה לחפש,
כך נדע להתגבר על כל מכשול קטן שיכול להופיע בדרך.

חשוב מאוד שאנחנו
נוכל להוסיף פונקציות מסוימות בהמשך, במידה ויהיה צורך בכך וכן, שהעבודה עם
המרכזייה תהיה ברורה, פשוטה ונוחה.